Privacy statement

De Dutch Fitness Awards 2026/2027 · Versie 1.0 · 1 november 2026

1. Wie wij zijn

De Dutch Fitness Awards worden georganiseerd door Vote Company BV. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens op deze website en bij deze verkiezing.

Vote Company BV
Stadsplateau 27, 10e verdieping
3521 AZ Utrecht
KvK 87515334
Vragen over privacy: info@votecompany.nl

2. Welke gegevens we verwerken

Stemmers: voornaam en achternaam, e-mailadres, postcode, huisnummer en woonplaats, geboortedatum, geslacht, IP-adres, je cijfer en je feedback (wat je waardeert en wat beter kan), of je lid of klant bent of was, en het moment van je stem en van je keuzes.
Genomineerden en wie hen aanmeldt: naam van de genomineerde, contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, foto en motivatie.
Kopers van tickets, awards en rapporten: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, KvK- en btw-nummer als je die invult, en je bestelling. Betalen gaat via Mollie; je betaalgegevens zien wij niet.
Accounts voor genomineerden: e-mailadres, een versleuteld wachtwoord en wanneer je inlogt.
Gasten van het vakjurydiner: Naam, organisatie, functie, profielfoto als je die toevoegt, en dieetwensen.

3. Waarvoor we je gegevens gebruiken

De verkiezing uitvoeren: stemmen ontvangen, tellen en de uitslag bepalen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Fraude voorkomen en controleren, bijvoorbeeld dubbele of geautomatiseerde stemmen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Je stem laten bevestigen per e-mail. Grondslag: nodig voor je deelname.
Je per e-mail op de hoogte houden van de verkiezing, zoals tussenstanden, winnaars en de uitreiking. Afmelden kan altijd via de link onderaan iedere e-mail. Grondslag: onderdeel van je deelname.
Anonieme statistieken over de verkiezing. Grondslag: gerechtvaardigd belang.
Inzichtenrapporten voor genomineerden (zie 4). Grondslag: gerechtvaardigd belang en, voor letterlijke reacties, je toestemming.
Je gegevens delen met je favoriet (zie 5). Grondslag: je toestemming.
Tickets, bestellingen en facturen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht.

4. Inzichtenrapport voor genomineerden

We verwerken de stemmen en de feedback tot een inzichtenrapport per genomineerde. Genomineerden kunnen dit rapport bij Vote Company kopen.

In het rapport staan geen namen of contactgegevens. Het laat zien:

het aantal stemmen en de cijfers;
de verdeling naar leeftijdsgroep, geslacht, woonplaats en of stemmers lid of klant zijn;
de onderwerpen uit de feedback: wat stemmers waarderen en wat beter kan;
een vergelijking met andere genomineerden.

Cijfers over kleine groepen tonen we niet, zodat je als stemmer niet herkenbaar bent. Letterlijke reacties staan alleen in het rapport als je het vinkje hebt gezet om je gegevens en feedback te delen met je favoriet (zie 5).

5. Delen met je favoriet

Bij het stemmen kun je aanvinken dat je je gegevens en feedback deelt met de fitnessclub of personal trainer waarop je hebt gestemd. Dat is vrijwillig: je stem telt ook zonder dit vinkje.

Zet je het vinkje aan, dan kan je favoriet via het Winnaarsportaal van de Dutch Fitness Awards deze gegevens van je ontvangen: voornaam en achternaam, e-mailadres, postcode, huisnummer en woonplaats, leeftijd, geslacht, of je lid of klant bent of was, je cijfer, je feedback en het moment waarop je toestemming gaf. Je favoriet kiest zelf welke van deze gegevens hij ontvangt.

Genomineerden betalen Vote Company een vergoeding voor deze gegevens. Je favoriet mag je gegevens niet doorgeven of verkopen aan anderen. Zonder je vinkje ziet je favoriet alleen anonieme totalen.

Je favoriet kan de gegevens downloaden tot en met 31 januari 2027. Zodra je favoriet je gegevens heeft, is hij zelf verantwoordelijk voor wat hij ermee doet.

Wil je je toestemming intrekken? Mail naar info@votecompany.nl. Wij halen je dan uit het bestand en laten het je favoriet weten als hij je gegevens al heeft. Je stem blijft meetellen.

6. Reacties op de tussenstand

Op de openbare tussenstand kunnen korte reacties van stemmers staan, zonder naam of andere gegevens.

7. Met wie we gegevens delen

We delen je gegevens alleen met je favoriet als je daarvoor kiest (zie 5), en met bedrijven die in onze opdracht werken, zoals voor het versturen van e-mail, het hosten van de website en de opslag van gegevens, en het afhandelen van betalingen. Met die bedrijven sluiten we een verwerkersovereenkomst. Sommige van deze diensten worden geleverd door bedrijven buiten de Europese Unie; dan gelden de waarborgen die de wet daarvoor vraagt. We geven gegevens ook door als de wet ons dat verplicht.

8. Hoe lang we gegevens bewaren

Stemgegevens: 2 jaar na de uitreiking.
E-mail over de verkiezing: tot je je afmeldt, of tot de stemgegevens verwijderd worden.
Bestand met gegevens voor je favoriet: te downloaden tot en met 31 januari 2027, daarna verwijderd.
Inzichtenrapporten (zonder namen): 3 jaar na de uitreiking.
Facturen en bestellingen: 7 jaar, wettelijke bewaarplicht.
Accounts voor genomineerden: tot je je account opheft, of uiterlijk 1 jaar na de uitreiking.

9. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten corrigeren of laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan, je toestemming intrekken en je gegevens laten overdragen. Afmelden voor e-mail kan altijd via de link onderaan iedere e-mail.

Stuur je verzoek naar info@votecompany.nl. We reageren binnen vier weken. Laat je je gegevens verwijderen voordat de uitslag vaststaat, dan telt je stem niet meer mee, omdat we die dan niet meer kunnen controleren.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Automatische controles

We controleren stemmen automatisch op fraude, bijvoorbeeld op dubbele of geautomatiseerde stemmen. Een stem wordt daarbij gemarkeerd; een medewerker van Vote Company beoordeelt die en beslist. We nemen geen besluiten met gevolgen voor jou zonder dat er een mens naar kijkt.

11. Cookies

We gebruiken functionele cookies die nodig zijn voor de website, en analytische cookies om de website te verbeteren. Via de cookiebanner kies je zelf welke cookies je toestaat. Je kunt cookies ook altijd verwijderen via de instellingen van je browser.

12. Minderjarigen

Stemmen kan vanaf 18 jaar. Denk je dat we gegevens van iemand jonger dan 18 hebben, mail dan naar info@votecompany.nl; dan verwijderen we die.

13. Beveiliging

We nemen passende maatregelen tegen misbruik, verlies en ongeoorloofde toegang. Zo zijn wachtwoorden versleuteld en heeft alleen wie het nodig heeft toegang tot de gegevens. Denk je dat er iets mis is met de beveiliging, mail dan naar info@votecompany.nl.

14. Wijzigingen

We kunnen dit privacy statement aanpassen. De datum en het versienummer bovenaan laten zien welke versie geldt. Bij je toestemming slaan we op welke versie je hebt gezien.